KPI's zijn eigenlijk de "controlelampjes" van je bedrijf, die aangeven hoe je er voor staat op een bepaald onderdeel en hoe succesvol dat is, bijvoorbeeld op het gebied van leveranciers.

Maar welke KPI's zijn belangrijk voor het meten van de prestaties van je leveranciers?

Prestaties van leveranciers meet je enerzijds met de resultaat-KPI's, zoals: omzet, brutowinst, marge, omzetsnelheid, doorverkoop en rentabiliteit. Maar anderzijds zijn er ook voorspellende KPI's. Voorbeelden hiervan zijn:

• Is de afgesproken kwaliteit geleverd.
• Is de manier van aanleveren handig of vergt het juist extra tijd.
• Hoeveel wordt er te laat of te vroeg geleverd.
• Het aandeel klachten en aandeel retouren.
• Worden de bestelde aantallen geleverd en hoe vaak komen deelleveringen voor.
• Hoe vaak zijn er inkoopprijs verschillen op de factuur.
• En worden artikelen duurzaam en verantwoord geproduceerd.

Beperk het aantal leverancier-KPI's tot maximaal 8. Teveel KPI's hebben geen sturende werking. Bij een groter aantal KPI's zijn er altijd wel een aantal die goed lopen en een paar die minder scoren. De uitkomst voor alle leveranciers zal dan altijd rond het gemiddelde liggen.

Bepaal wat voor jouw bedrijf de belangrijkste KPI's zijn waarop je de merken/leveranciers wilt beoordelen en maak elk half jaar een goede analyse. Zo ontstaat er een duidelijk overzicht van alle prestaties en zijn ze goed meetbaar en vergelijkbaar. Met de juiste interpretatie van deze analyse kun je actie ondernemen resultaten te verbeteren.

Maak eerst een goede analyse, bepaal je strategie en zet een assortimentplan op. In dit assortimentplan maak je duidelijk wat je gaat inkopen.

Denk daarbij aan omzetmakers, smaakmakers, doordraagartikelen, noodzakelijke basics en de kleur- en prijsopbouw. In het assortimentplan neem je ook het marketingbeleid en actiebeleid op.

Bepaal het aantal verschillende artikelen dat nodig is in elke categorie en hoe diep je deze inkoopt. Voor je het weet heb je te veel of te weinig keuze. Welke maten heb je nodig en welke eigenlijk niet? Welke en hoeveel merken en labels zijn nodig?

Zorg ervoor dat je flexibel en kort op de markt kunt blijven reageren en kunt bijsturen in samenwerking met de juiste leveranciers. Een onderscheidend en specialistisch aanbod zorgt ervoor dat klanten je beter gaan waarderen, dat je meer winst maakt en dat de voorraad beter beheersbaar wordt.

In eerste instantie moet het merk/leverancier in alle opzichten goed aansluiten bij het profiel van de winkel. Vergelijk ze met elkaar en kijk welke toegevoegde waarde ze voor je onderneming hebben. Op basis van deze informatie en kengetallen kun je beslissen met welke merken/ leveranciers je wilt samenwerken en kunt bespreken hoe je de resultaten kunt verbeteren.

Denk bij de keuze die je maakt voor een leverancier/merk bijvoorbeeld aan:

• De doorverkoopcijfers, omzetsnelheid, behaalde marge en rentabiliteit.
• Hoe belangrijk deze is voor de omzet en de bijdrage in de brutowinst.
• De leverings- en betalingsvoorwaarden.
• Of ze leveren wat er besteld is, in de juiste hoeveelheid, kwaliteit en op tijd.
• De mogelijkheid om wekelijks goed lopende artikelen aan te vullen.
• Meerdere leveringen en actuele toevoegingen, ook in het tweede gedeelte van het seizoen.
• Het aantal klachten, aantal retouren en de leverbetrouwbaarheid.
• Of de kleding duurzaam en verantwoord wordt geproduceerd.
• Of ze ondersteuning en begeleiding bieden tijdens én na het inkoopproces.
• De kredietwaardigheid van de leverancier.

Investeer tijd en kies voor samenwerking met leveranciers op basis van cijfers en ondernemerschap. Leveranciersbeoordeling biedt volop kansen.

Het is ook zinvol om het hele inkoopproces eens onder de loep te nemen en actie te ondernemen op punten waar het beter kan om zo de winstgevendheid te verbeteren.

Kosten besparen op inkoop

Het verhogen van de verkoop is een lastige klus. Inventariseer waar mogelijkheden zijn om kosten te verlagen. Dat kun je doen door nieuwe afspraken te maken met leveranciers over prijzen, kortingen en leverings- en betalingsvoorwaarden, maar ook door het verlagen van de voorraadkosten en het bepalen de juiste breedte en diepte van het assortiment.
Denk ook aan het verbeteren van het bijbesteltraject en het afstemmen van de juiste aantallen op momenten waarin de artikelen daadwerkelijk goed te verkopen zijn. In het ordertraject valt nog veel te verbeteren. Als je orders snel en eenduidig ingeeft, is dat kostenbesparend en geeft het je meer inzicht om goed te kunnen bijsturen.

Optimaliseren samenwerking en flexibiliteit

De klant blijft onvoorspelbaar en het is erg belangrijk dat de inkoop flexibel en snel reageert op veranderingen en actualiteit. Dat betekent je risico's beperkt met meer open to buy budget en “just in time” leveringen. Leveranciers, merken en retailers hebben elkaar daarbij hard nodig. Ga meer samenwerken en deel informatie om tot goede oplossingen te komen.

Verantwoord inkopen

Ook op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen is er nog veel te doen. Klanten vinden informatie hierover steeds belangrijker. Zorg dat je weet waar het product vandaan komt en of het verantwoord geproduceerd is.

Blijf je elke dag afvragen wat er beter kan, ook op het gebied van inkoop. Wacht niet af, maar neem actie om de winstgevendheid te verbeteren.